16 Tips Untuk Manajemen Waktu yang Lebih Baik

August 21, 2013

manajemen waktu

Setiap hari hanya memiliki 24 jam – dan ini berlaku untuk semua orang. Beberapa orang terus-menerus mengejar dan didorong oleh waktu. Artikel ini adalah tentang bagaimana kita dapat belajar untuk mengelola waktu berharga kita secara lebih efektif.

Pada kenyataannya kita tidak bisa mengatur waktu, kita hanya bisa mengelola diri kita sendiri dan hubungannya dengan waktu. Oleh karenanya, bagaimana kita menggunakan waktu kita sebagian besar adalah masalah kebiasaan, dan kebiasaan tidak mudah untuk berubah.

Untuk mengatur dan mengelola waktu kita – dan secara umum adalah hidup kita – kita perlu memperjelas tujuan-tujuan yang kita miliki, yang artinya kita perlu mengidentifikasi apa saja yang perlu diatur dan memastikan kita mengetahui arah tujuan kita dan bersiap menerima kemungkinan ‘biaya’ yang muncul . Agar kita mampu mengubah cara kita bertindak, kita harus terlebih dahulu mengerti bagaimana kita menggunakan waktu kita sekarang.

Bagaimana anda biasanya merasakan waktu anda terbuang:

  • Interupsi dari orang lain (panggilan telepon – kunjungan)
  • Melakukan pekerjaan yang harusnya dikerjakan orang lain
  • Keragu-raguan
  • Kurangnya informasi yang memadai mengenai apa yang anda lakukan
  • Prioritas tidak jelas
  • Kurangnya perencanaan
  • Stres dan kelelahan
  • Ketidakmampuan untuk mengatakan ‘tidak’
  • Kurangnya organisasi di lingkungan anda, yang juga mengganggu anda
  • Kurangnya fleksibilitas – sangat ketat, perencanaan yang kaku dan tidak realistis, dll adalah beberapa faktor yang berkontribusi untuk memakan waktu anda!
  • Selain itu, kekacauan dan penyalahgunaan waktu kita didukung dan dipelihara oleh persepsi berikut:
  • ‘Biarkan selama satu hari lagi’, tidak apa-apa jika kita menyelesaikannya esok hari
  • Saya tampil lebih baik di bawah tekanan
  • Lainnya tertunda, kenapa saya juga tidak tertunda?
  • Saya tidak bisa memulai sesuatu jika saya tidak tahu persis bagaimana untuk menyelesaikannya
  • Saya tidak bisa berada di bawah tekanan, saya ingin leluasa
  • Saya tidak dapat menolak jika ada orang lain yang memerlukan bantuan dari saya
  • Lebih baik melakukan semuanya sendiri, saya harus mengontrolnya
  • Saya tidak punya waktu untuk berurusan dengan organisasi dan manajemen waktu saya

Kekacauan dan gangguan ini mungkin dapat berarti kurangnya motivasi atau bahkan kurangnya rasa tanggung jawab.

Jika anda menolak gagasan manajemen waktu karena anda memilih untuk menjadi lebih bebas, mungkin perlu dipertimbangkan bahwa upaya ini tidak ditujukan untuk membuat kita menjadi ‘budak’ terhadap jadwal, melainkan untuk membebaskan kita dari stres dan ketidaknyamanan yang diciptakan dari manajemen waktu kita yang buruk.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatur waktu Anda lebih baik?

Keterampilan yang diperlukan untuk manajemen waktu adalah perencanaan, pengorganisasian, kontrol diri dan delegasi (mendelegasikan tanggung jawab kepada orang lain). Sehubungan dengan hal tersebut berikut adalah 16 tips yang berguna:

1. Catat aktivitas-aktivitas anda

Simpanlah catatan mingguan dari kegiatan-kegiatan anda dimana anda akan mencatat selama 2-3 minggu semua yang anda lakukan tiap jamnya. Berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk orang-orang yang anda jumpai, berapa banyak waktu yang anda pergunakan untuk hal-hal yang tidak istimewa/penting, berapa banyak waktu anda beristirahat, tidur dll.

2. Perjelas apa yang menjadi kewajiban anda

Temukan titik-titik di mana anda bisa membuat beberapa perubahan dan perjelas mana yang sebenarnya menjadi kewajiban dan tanggung jawab anda.

3. Identifikasi batas waktu anda

Buatlah daftar awal aktivitas-aktivitas yang harus anda lakukan dan kapan harus diselesaikan, bagilah kegiatan menjadi per hari / minggu dan kegiatan jangka panjang, untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang harus anda lakukan dan kapan.

4. Apakah anda melupakan kegiatan pribadi dan sosial

Kegiatan dan tujuan tidak hanya harus mencakup kegiatan profesional atau kewajiban lainnya saja, tetapi juga kegiatan pribadi dan sosial, sehingga program anda harus mencakup semua kebutuhan Anda.

5. Atur kegiatan-kegiatan anda

Mengatur kegiatan anda berdasarkan dua kriteria, yaitu tingkat urgensi dan pentingnya:
a) Harus dilakukan hari ini, besok, dll,
b) Harus dilakukan pada ‘tanggal tertentu. Tetapkan tanggal,
c) Bisa ditunda selama beberapa hari,
d) Bisa meminta orang lain untuk melakukannya

Mulailah dari yang paling penting dan mendesak

6. Delegasi

Ketika anda mendelegasikan sesuatu kepada orang lain, anda perlu memutuskan apa saja yang harus didelegasikan, siapa saja yang paling memenuhi syarat untuk melakukannya, informasi apa saja yang harus disampaikan, namun yang terutama adalah anda harus mengambil tanggung jawab bersama dan menerima kenyataan bahwa hal yang anda delegasikan tidak akan dieksekusi sebagaimana jika anda yang melakukannya.

7. Identifikasi prioritas anda

Lihat batas waktu, kadaluarsa suatu item, dll. Hal-hal ini harus berada di bagian atas daftar Anda!

8. Bersihkan daftar anda

Buatlah daftar segala sesuatu yang anda pikir hal-hal tersebut tidak membantu / menguntungkan anda dan anda tidak perlu melakukannya!

9. Fokus

Hanya berkonsentrasi pada satu tujuan pada suatu waktu. Jika anda berpikir anda dapat melakukan semuanya sekaligus, kebanyakan akan merasakan bosan dan kecewa. Hal ini seperti setiap kali anda makan anda berpikir semua makanan yang harus anda makan dalam hidup anda!

10. Lingkungan kerja

Ciptakan lingkungan yang sesuai untuk bekerja dan yang cocok dengan gaya anda.

11. Bersikaplah realistis

Pastikan bahwa tujuan anda adalah realistis dan tidak mencoba melakukan hal yang mustahil.

12. Buat rencana untuk sesuatu yang tidak dapat dipredikisi

Termasuk dalam jadwal anda item-item dan situasi yang tidak terprediksi (misalnya masalah dengan komputer). Atur waktu tambahan untuk menyesuaikan jadwal anda jika diperlukan.

13. Memotivasi diri Anda

Jangan biarkan kebosanan menghambat anda menyelesaikan aktivitas yang sudah anda rencanakan. Temukan sesuatu yang dapat motivasi anda: pertimbangkan keuntungan ketika anda menyelesaikan pekerjaan anda, seperti rasa puas, lega dan kebebasan yang akan dapatkan ketika anda menyelesaikan kewajiban tersebut, dan dengan demikian anda dapat mengendalikan diri anda sendiri! Juga jangan meremehkan kewajiban membosankan (misalnya membersihkan rumah dan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan menjalankan rumah anda). Karena ketika anda menelantarkannya, maka kewajiban-kewajiban tersebut cenderung menggunung!

14. Katakan “Tidak”

Belajarlah untuk berani mengatakan ’tidak’ untuk kegiatan atau permintaan lainnya, dan orang-orang yang menghabiskan waktu anda (kecuali memang saat itu anda diperlukan untuk membantu mereka). Matikan telepon anda, jika perlu kunci pintu, untuk menghindari gangguan yang tidak perlu dari orang lain.

15. Manfaatkan kemampuan anda

Gunakan ritme biologis anda untuk membimbing anda: temukan dan manfaatkan jam-jam dimana anda merasakan paling aktif dan menghasilkan.

16. Kompromi

Berikan diri anda pembenaran dan alasan bahwa dalam beberapa hari anda mungkin tidak produktif. Namun setelahnya anda harus berubah dan lebih produktif di hari-hari yang lain.

Comments

comments

 

 

Previous post:

Next post: